Come accettare prenotazioni di tavoli online

Ha davvero bisogno delle prenotazioni online?

Se nelle serate affollate deve rifiutare clienti, passa tempo al telefono a prendere prenotazioni, subisce no-show, o ha clienti che Le scrivono su Instagram chiedendo un tavolo, sì. Le prenotazioni online permettono ai clienti di prenotare quando ci pensano, alle 22 sul divano, invece di quando Lei è aperto per rispondere. Ricevono anche una conferma e un promemoria, che da soli riducono i no-show. Se il Suo è un caffè solo per clienti senza prenotazione con la coda fuori dalla porta, potrebbe non servirLe, e non c'è nulla di male.

Cosa Le serve

• Una pagina di prenotazione che i clienti possono usare da telefono in meno di un minuto, senza creare un account.
• Un modo per far arrivare le prenotazioni al personale: almeno per email, meglio ancora con una notifica push sul telefono.
• Regole che evitano di mandare la cucina in tilt: tempi di rotazione, limite di coperti per servizio, ritmo delle prenotazioni.
• Email di conferma e promemoria, con un modo per i clienti di disdire.
• Un posto dove mettere il link: Google, Instagram, Facebook, il Suo sito, i Suoi menu.
• Un prezzo che non dipende da quanto lavora.

Non Le servono una scheda su un marketplace, un editor di piante della sala, un'app nell'app store, l'integrazione con la cassa né un contratto. Sono cose per un altro tipo di attività.

Passo 1: scelga un sistema

Ce ne sono di tre tipi. I marketplace come OpenTable e TheFork La inseriscono nella loro app e fanno pagare una quota per cliente sulle prenotazioni che arrivano da lì. I sistemi di gestione della sala come ResDiary fanno tutto, a un prezzo mensile adeguato. I sistemi di prenotazione come Nabsie ricevono le prenotazioni e avvisano il personale, a un prezzo fisso o gratis. Se è un indipendente da 30 a 80 coperti, parta da un sistema di prenotazione. Potrà sempre aggiungere un marketplace dopo, se scopre di aver bisogno di clienti che non riesce a raggiungere da solo.

Nabsie è gratis fino a 50 prenotazioni al mese e £14.99 al mese dopo, senza costi per coperto. Il resto di questa guida lo usa come esempio, ma i principi valgono per qualsiasi sistema.

Passo 2: configuri il Suo locale (dieci minuti)

Orari di apertura e servizi

Imposti i giorni e gli orari in cui accetta prenotazioni. Separi pranzo e cena se ha entrambi. Ricordi che l'ultimo orario di prenotazione non è l'orario di chiusura: se la cucina chiude alle 21:30, l'ultimo turno per una permanenza di due ore potrebbe essere alle 20:30, e Nabsie lo calcola per Lei se glielo indica.

Tavoli

Inserisca i tavoli come gruppi: quanti da 2, da 4, da 6, più eventuali tavoli con nome. Decida se i gruppi numerosi possono unire due tavoli. Non aggiunga i tavoli che vuole tenere per i clienti senza prenotazione.

Tempi di rotazione

Per quanto tempo un tavolo resta occupato, in base al numero di persone. Punti di partenza tipici: 90 minuti per 1 o 2 persone, 2 ore per 3 o 4, 2 ore e mezza per 5 a 8. Li regoli dopo aver visto come va; troppo brevi e fa accomodare clienti a tavoli non ancora liberi, troppo lunghi e lascia tavoli vuoti.

Limiti di coperti e ritmo delle prenotazioni

Imposti un numero massimo di coperti per servizio e ogni 15 minuti. Un ristorante da 40 coperti con un solo cuoco potrebbe consentire al massimo 12 coperti ogni 15 minuti. È l'unica impostazione che impedisce a una serata piena di diventare una brutta serata.

Come vengono confermate le prenotazioni

La conferma immediata per i gruppi piccoli è l'impostazione predefinita e quella che i clienti preferiscono. L'approvazione del personale per i gruppi numerosi, così può telefonare. Il controllo in tempo reale per le serate affollate, in cui il cliente attende un paio di minuti mentre il personale tocca "accetta". Nabsie ha tutte e tre le modalità in ogni piano; le scelga in base al numero di persone.

Passo 3: lo porti al Suo personale

Installi l'app per il personale sul telefono del bancone o del passe e sul telefono del responsabile. Si assicuri che le notifiche siano consentite. Faccia una prenotazione di prova dal Suo telefono e veda come arriva. Stabilisca chi risponde alle richieste e cosa succede se nessuno lo fa. Nabsie Le lascia scegliere: rifiutare con cortesia, oppure metterla da parte come richiesta a cui rispondere più tardi via email.

Passo 4: metta il link ovunque

1. Google Business Profile. Aggiunga il Suo link di prenotazione come link di prenotazione. Per la maggior parte dei locali, la maggior parte delle prenotazioni parte da una ricerca su Google con il loro nome.
2. Bio di Instagram e pulsante della pagina Facebook. Vedi Instagram e Facebook.
3. Il Suo sito. Una riga di codice su WordPress, Squarespace, Wix o qualsiasi altro sito. Vedi il widget di prenotazione.
4. Menu, conti e vetrina. Un codice QR. Le persone prenotano la prossima visita mentre pagano questa.
5. Il messaggio della Sua segreteria. "Per prenotare un tavolo, visiti ..." per quando non può rispondere.

Passo 5: il primo mese

Osservi da dove arrivano le prenotazioni e quando. Regoli tempi di rotazione e limiti quando ha preso la mano. Segni i no-show per farsi un quadro. Chieda ai clienti come hanno trovato la pagina di prenotazione. Si aspetti che il telefono squilli meno, che è proprio lo scopo.

Cose da evitare

• Chiedere troppo. Nome, telefono, email, numero di persone, ora. Di più e le persone rinunciano. Allergie e richieste vanno in una casella facoltativa.
• Imporre un account. Nessuno vuole una password per un pub.
• Costi per coperto. Puniscono le Sue serate migliori. Nabsie non ne ha; controlli le clausole piccole di qualsiasi altro sistema.
• Contratti lunghi. Un sistema di prenotazione deve guadagnarsi il posto ogni mese.
• Riempire tutta la sala. Tenga dei tavoli per i clienti senza prenotazione, a meno che non lavori davvero solo su prenotazione.
• Ignorare i no-show. Email di promemoria, disdetta facile e una telefonata per i gruppi numerosi. La nostra guida ai no-show approfondisce.

Nota per l'estero

Niente di tutto questo è specifico del Regno Unito. Nabsie è creato nel Regno Unito ma funziona ovunque: imposti il Suo fuso orario e tutto mostra gli orari locali, e vanno bene le carte di qualsiasi paese. I consigli su Google, Instagram e sul ritmo delle prenotazioni valgono a Lisbona o a Melbourne come a Leeds.