Cómo aceptar reservas de mesa online

¿Necesita de verdad reservas online?

Si rechaza clientes en las noches de mucho trabajo, pasa tiempo al teléfono aceptando reservas, sufre no-shows o recibe mensajes de clientes en Instagram pidiendo mesa, sí. Las reservas online permiten que los clientes reserven cuando se acuerdan, a las 10 de la noche en el sofá, y no cuando usted está abierto para contestar. Además reciben una confirmación y un recordatorio, lo que ya reduce los no-shows por sí solo. Si es una cafetería solo de clientes sin reserva con cola en la puerta, quizá no lo necesite, y no pasa nada.

Lo que necesita

• Una página de reservas que los clientes pueden usar desde el móvil en menos de un minuto, sin crear ninguna cuenta.
• Una forma de hacer llegar las reservas a su personal: al menos por correo y, idealmente, con una notificación push al móvil.
• Reglas para que la cocina no se sature: tiempos de ocupación, un tope de comensales por servicio, ritmo de entrada.
• Correos de confirmación y recordatorio con una forma de que los clientes cancelen.
• Un sitio donde poner el enlace: Google, Instagram, Facebook, su web, sus cartas.
• Un precio que no depende de lo concurrido que esté su local.

No necesita una ficha en un marketplace, un editor de planos, una app en la tienda de apps, una integración con la caja ni un contrato. Eso es para otro tipo de negocio.

Paso 1: elija un sistema

Hay tres tipos. Los marketplaces, como OpenTable y TheFork, le incluyen en su app y cobran por comensal las reservas que llegan por ella. Los sistemas de gestión de sala, como ResDiary, lo hacen todo, a un precio mensual acorde. Los sistemas de reservas, como Nabsie, aceptan reservas y avisan a su personal, por un precio fijo o gratis. Si es un independiente de 30 a 80 comensales, empiece por un sistema de reservas. Siempre podrá añadir un marketplace más adelante si descubre que necesita comensales a los que no llega por su cuenta.

Nabsie es gratis hasta 50 reservas al mes y £14.99 al mes a partir de ahí, sin comisiones por comensal. El resto de esta guía lo usa como ejemplo, pero los principios valen para cualquier sistema.

Paso 2: configure su local (diez minutos)

Horario de apertura y servicios

Fije los días y las horas en que acepta reservas. Separe comida y cena si tiene ambas. Recuerde que la última hora de reserva no es la hora de cierre: si la cocina cierra a las 21:30, el último hueco para un turno de dos horas podría ser a las 20:30, y Nabsie lo calcula por usted si se lo indica.

Mesas

Introduzca las mesas como grupos: cuántas de 2 plazas, de 4, de 6, además de las mesas con nombre. Decida si los grupos grandes pueden combinar dos mesas. No añada las mesas que quiera reservar para clientes sin reserva.

Tiempos de ocupación

Cuánto tiempo está ocupada una mesa según el tamaño del grupo. Puntos de partida habituales: 90 minutos para 1 o 2, 2 horas para 3 o 4, 2 horas y media para 5 a 8. Ajústelo cuando vea cómo va; si es demasiado corto, sienta a gente en mesas que aún no han terminado, y si es demasiado largo, deja mesas vacías.

Límite de comensales y ritmo

Fije un máximo de comensales por servicio y cada 15 minutos. Un restaurante de 40 comensales con un solo cocinero podría admitir como mucho 12 comensales cada 15 minutos. Es el único ajuste que evita que una noche de mucho trabajo se convierta en una mala noche.

Cómo se confirman las reservas

Lo instantáneo para grupos pequeños es lo habitual y lo que prefieren los clientes. Aprobada por el personal para grupos grandes, para poder llamarles. Comprobación en directo para noches de mucho trabajo, en las que el cliente espera un par de minutos mientras el personal pulsa aceptar. Nabsie tiene los tres en todos los planes; elija según el tamaño del grupo.

Paso 3: hágaselo llegar al personal

Instale la app para el personal en el móvil de la barra o del pase y en el móvil del encargado. Asegúrese de que las notificaciones están permitidas. Haga una reserva de prueba desde su móvil y vea cómo llega. Acuerde quién responde a las solicitudes y qué pasa si nadie lo hace. Nabsie le deja elegir: rechazar con educación, o dejarla como solicitud para contestar por correo más tarde.

Paso 4: ponga el enlace en todas partes

1. Google Business Profile. Añada su enlace de reservas como enlace de reservas. La mayoría de las reservas de la mayoría de los locales empiezan con una búsqueda en Google de su nombre.
2. Biografía de Instagram y botón de la página de Facebook. Consulte Instagram y Facebook.
3. Su web. Una línea de código en WordPress, Squarespace, Wix o cualquier otra plataforma. Consulte el widget de reservas.
4. Cartas, cuentas y escaparate. Un código QR. La gente reserva su próxima visita mientras paga la de hoy.
5. El mensaje de su contestador. “Para reservar mesa, visite ...” para cuando no pueda atender.

Paso 5: el primer mes

Observe de dónde vienen las reservas y cuándo. Ajuste los tiempos de ocupación y los topes cuando le haya cogido el pulso. Marque los no-shows para ir viendo el panorama. Pregunte a los clientes cómo encontraron la página de reservas. Espere que suene menos el teléfono, que es la idea.

Cosas que evitar

• Pedir demasiado. Nombre, teléfono, correo, número de comensales, hora. Si pide más, la gente abandona. Las alergias y las peticiones van en un cuadro opcional.
• Obligar a crear una cuenta. Nadie quiere una contraseña para ir a un pub.
• Comisiones por comensal. Castigan sus mejores noches. Nabsie no tiene ninguna; revise la letra pequeña de cualquier otro.
• Contratos largos. Un sistema de reservas debe ganarse el sueldo cada mes.
• Llenar toda la sala con reservas. Deje mesas para clientes sin reserva salvo que de verdad solo trabaje con reservas.
• Ignorar los no-shows. Correos de recordatorio, cancelación fácil y una llamada para los grupos grandes. Nuestra guía contra los no-shows profundiza más.

Nota para todo el mundo

Nada de esto es específico del Reino Unido. Nabsie está creado en el Reino Unido pero funciona en cualquier lugar: fije su zona horaria y todo se muestra en hora local, y valen tarjetas de cualquier país. Los consejos sobre Google, Instagram y el ritmo se aplican en Lisboa o Melbourne igual que en Leeds.