Comment prendre des réservations de tables en ligne

Avez-vous vraiment besoin de réservations en ligne ?

Si vous refusez des clients les soirs de forte affluence, passez du temps au téléphone à prendre des réservations, subissez des no-shows, ou avez des clients qui vous écrivent sur Instagram pour demander une table, oui. Les réservations en ligne permettent aux clients de réserver quand ils y pensent, à 22 h sur le canapé, plutôt que quand vous êtes ouvert pour répondre. Ils reçoivent aussi une confirmation et un rappel, ce qui réduit déjà les no-shows. Si vous êtes un café sans réservation avec une file devant la porte, vous n'en avez peut-être pas besoin, et il n'y a pas de honte à cela.

Ce dont vous avez besoin

• Une page de réservation que les clients utilisent sur mobile en moins d'une minute, sans créer de compte.
• Un moyen de transmettre les réservations à votre personnel : au minimum par e-mail, idéalement par notification push sur un téléphone.
• Des règles pour éviter que la cuisine soit débordée : durées d'occupation, plafond de couverts par service, rythme.
• E-mails de confirmation et de rappel, avec un moyen pour les clients d'annuler.
• Un endroit où mettre le lien : Google, Instagram, Facebook, votre site, vos cartes.
• Un prix qui ne dépend pas de votre affluence.

Vous n'avez pas besoin d'une fiche sur une place de marché, d'un éditeur de plan de salle, d'une application dans un magasin d'applications, d'une intégration de caisse ni d'un contrat. Tout cela est pour un autre type d'activité.

Étape 1 : choisir un système

Il en existe trois sortes. Les places de marché comme OpenTable et TheFork vous référencent dans leur application et facturent chaque convive pour les réservations qui en viennent. Les systèmes de gestion de salle comme ResDiary font tout, à un prix mensuel à l'avenant. Les systèmes de réservation comme Nabsie prennent les réservations et préviennent votre personnel, pour un prix fixe ou gratuitement. Si vous êtes un indépendant de 30 à 80 couverts, commencez par un système de réservation. Vous pourrez toujours ajouter une place de marché plus tard si vous avez besoin de clients que vous ne touchez pas vous-même.

Nabsie est gratuit jusqu'à 50 réservations par mois puis £14.99 par mois, sans frais par couvert. Le reste de ce guide s'appuie sur lui comme exemple, mais les principes valent pour n'importe quel système.

Étape 2 : configurer votre établissement (dix minutes)

Horaires d'ouverture et services

Définissez les jours et les heures où vous prenez des réservations. Séparez le déjeuner et le dîner si vous faites les deux. N'oubliez pas que l'heure de la dernière réservation n'est pas l'heure de fermeture : si la cuisine ferme à 21h30, le dernier créneau pour une durée d'occupation de deux heures peut être 20h30, et Nabsie le calcule pour vous si vous le lui indiquez.

Tables

Saisissez vos tables par groupes : combien de tables de 2, de 4, de 6, plus les tables nommées. Décidez si les grands groupes peuvent combiner deux tables. N'ajoutez pas les tables que vous voulez garder pour les clients sans réservation.

Durées d'occupation

Combien de temps une table est occupée selon la taille du groupe. Points de départ courants : 90 minutes pour 1 à 2 personnes, 2 heures pour 3 à 4, 2 heures et demie pour 5 à 8. Ajustez une fois que vous voyez comment cela se passe ; trop court, et vous installez des clients à des tables pas encore libres, trop long, et vous laissez des tables vides.

Plafonds de couverts et rythme

Fixez un délai d'annulation clair, par exemple 48 heures, et inscrivez-le dans vos conditions de réservation. Si le client annule à temps, l'acompte est remboursé ou l'empreinte de carte levée ; s'il dépasse le délai, vous le gardez. Être clair dès le départ rend la règle équitable, et c'est ce qu'attendent les organismes de paiement par carte.

Comment les réservations sont confirmées

L'instantané pour les petits groupes est le réglage par défaut et celui que les clients préfèrent. L'approbation par le personnel pour les grands groupes, afin de pouvoir les appeler. La vérification en direct pour les soirs chargés, où le client attend quelques minutes pendant que le personnel appuie sur accepter. Nabsie propose les trois sur toutes les formules ; choisissez selon la taille du groupe.

Étape 3 : le faire parvenir à votre personnel

Installez l'application du personnel sur le téléphone du bar ou du passe et sur le téléphone du responsable. Vérifiez que les notifications sont autorisées. Faites une réservation test depuis votre propre téléphone et regardez-la arriver. Décidez qui répond aux demandes et ce qui se passe si personne ne répond. Nabsie vous laisse choisir : refuser poliment, ou la garder comme demande à traiter plus tard par e-mail.

Étape 4 : mettre le lien partout

1. Google Business Profile. Ajoutez votre lien de réservation comme lien de réservation. La plupart des réservations de la plupart des établissements commencent par une recherche Google de votre nom.
2. Bio Instagram et bouton de page Facebook. Voir Instagram et Facebook.
3. Votre site web. Une ligne de code sur WordPress, Squarespace, Wix ou tout autre. Voir le widget de réservation.
4. Cartes, additions et vitrine. Un QR code. Les gens réservent leur prochaine visite pendant qu'ils paient celle-ci.
5. Votre message de répondeur. « Pour réserver une table, rendez-vous sur ... » pour les moments où vous ne pouvez pas répondre.

Étape 5 : le premier mois

Observez d'où viennent les réservations et quand. Ajustez les durées d'occupation et les plafonds une fois que vous avez pris le rythme. Marquez les no-shows pour vous faire une idée. Demandez aux clients comment ils ont trouvé la page de réservation. Attendez-vous à ce que le téléphone sonne moins, c'est le but.

À éviter

• En demander trop. Nom, téléphone, e-mail, nombre de personnes, heure. Au-delà, les gens abandonnent. Allergies et demandes vont dans une zone facultative.
• Imposer un compte. Personne ne veut un mot de passe pour un pub.
• Les frais par couvert. Ils pénalisent vos meilleurs soirs. Nabsie n'en a aucun ; vérifiez les petites lignes de tout le reste.
• Les contrats longs. Un système de réservation doit gagner sa place chaque mois.
• Réserver toute la salle. Gardez des tables pour les clients sans réservation, sauf si vous ne fonctionnez vraiment que sur réservation.
• Ignorer les no-shows. E-mails de rappel, annulation facile et un appel pour les grands groupes. Notre guide des no-shows va plus loin.

Remarque internationale

Rien de tout cela n'est propre au Royaume-Uni. Nabsie est conçu au Royaume-Uni mais fonctionne partout : réglez votre fuseau horaire et tout s'affiche à l'heure locale, et les cartes de n'importe quel pays sont acceptées. Les conseils sur Google, Instagram et le rythme valent à Lisbonne ou à Melbourne autant qu'à Leeds.